Tìm kiếm bằng chức năng Find trong Excel
Để thực hiện thao tác tìm kiếm trong Excel điều đầu tiên bạn cần mở cửa sổ Find & Replace.
Cách 1: Mở ribbon Home, tìm mục Editing ở cuối thanh ribbon bên phía tay phải.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl F.
Xuất hiện cửa sổ Find and Replace, bạn nhập từ khóa vào Find what sau đó click Find Next để tìm kiếm từ khóa.
Hoặc chọn Find All thao tác này đưa cho bạn mộ danh sách những vị trí của từ khóa.
Hàm tìm kiếm có điều kiện trong Excel
Sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel
Với những bạn đang sử dụng hàm Vlookup thì việc tra cứu điều kiện là hai cột bằng biện pháp thêm cột phụ. Cột phụ sẽ chứa nội dung ghép cột Họ và Tên. Trong trường hợp này hàm Vlookup 2 điều kiện cho hàm Vlookup 1. Các bước thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Tạo cột phụ, sau đó bạn nhập công thức toán tử hoặc sử dụng hàm CONCATENATE nối các chuỗi trong cột với nhau.
(Lưu ý: Cột phụ cần được tạo từ phía bên trái cột điểm tổng kết)
Bước 2: Sao chép lại công thức xuống các dòng phía dưới để hoàn thành thông tin cột phụ.
Bước 3: Nhập công thức hàm Vlookup =VLOOKUP(C15&” “&D15;E6:F12;2;0) với
- C15&” “&D15 chính là điều kiện dò tìm ghép 2 ô
- E6:F12 là bảng dò tìm
- 2 là giá trị trả về trong cột 2
- 0 là kiểu dò tìm tương đối
Hàm Index và hàm Match để tìm nhiều điều kiện
Không giống như hàm VLOOKUP chỉ có thể quét tìm từ trái qua phải, hàm INDEX có khả năng tìm kiếm rộng hơn và thuận tiện hơn.
Hàm INDEX có hai phương thức:
- Cách 1: =INDEX(Array, Row_num, [Column_num])
- Cách 2: =INDEX(Reference, Row_num, [Column_num], [Area_num])
Tùy từng hoàn cảnh mà các bạn chọn sử dụng một trong hai phương thức trên. Ví dụ sau đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng cách 1 để lọc giá trị:
Bước 1: Bạn sử dụng hàm MAX để tìm ra lượng tiêu thụ lớn nhất và lượng tồn kho lớn nhất. Trong đó:
- Lượng tiêu thu lớn nhất: =MAX(B3:B11)
- Lượng tồn kho lớn nhất: =MAX(C3:C11)
Bước 2: Sử dụng hàm INDEX để tìm mã hàng tương ứng với mã hàng nào có lượng tiêu thụ lớn nhất và mã hàng nào có lượng tồn kho lớn nhất:
- Mã hàng có lượng tiêu thụ lớn nhất: =INDEX(A3:A11, MATCH(H2,B3:B11,0))
- Mã hàng có lượng tồn kho lớn nhất: =INDEX(A3:A11, MATCH(H4,C3:C11,0))
Trong đó:
- A3:A11 xác định vùng tìm mã hàng
- MATCH(vị trí giá trị lượng tiêu thụ lớn nhất vừa tìm được, giá trị lượng tiêu thụ lớn nhất tìm thấy trong vùng B3:B11, 0) — tương tự với lượng tồn kho lớn nhất.
Hàm tìm kiếm tên trong Excel
Bước 1: Bạn tìm kiếm tên trong Excel, chọn cột tên sau đó nhấn tổ hợp Ctrl + F hoặc Home -> Find & Select -> Find mở cửa sổ tìm kiếm.
Bước 2: Cửa sổ Find and Replace trong thẻ Find bạn nhập tên cần tìm kiếm ở ô Find What. Để tìm kiếm nâng cao bạn nhấn Options và thiết lập lại tùy chỉnh.
Bước 3: Chọn Find Next tìm kiếm lần lượt hoặc Find All tìm kiếm tất cả.
(Find Next thì Excel sẽ thao tác lần lượt tới tên bạn tìm kiếm Find All hiện một danh sách tên hiển thị bạn bạn chọn tên tìm kiếm thì Excel sẽ hiển thị kết quả.)
Hàm Search trong Excel
Muốn tìm kiếm một vị trí hay cần xác định một thông tin chuỗi văn bản hay ký tự nào đó, ngoài chức năng Find bạn có thể sử dụng hàm Search. Công thức hàm Search như sau:
=SEARCH (find text, within text, start num)
Trong đó:
- SEARCH: Tên hàm tìm kiếm
- Find text: Ký tự, văn bản bạn muốn tìm kiếm
- Within text: Văn bản, chuỗi ký tự cần tìm kiếm
- Start num: Vị trí bắt đầu tìm kiếm
Với những chia sẻ trên đây đã một phần giúp các bạn nắm rõ hơn về cách sử dụng hàm tìm kiếm trong Excel đơn giản và hiệu quả. Đây là những kỹ năng văn phòng cơ bản trong quá trình làm việc. Đặc biệt, với lĩnh vực kế toán thường xuyên làm việc với Excel và thống kê số liệu nên nắm kỹ kỹ năng này. Đừng quên cập nhật thêm kỹ năng cơ bản nhé!